E-Doręczenia to usługa elektroniczna umożliwiająca przesyłanie oficjalnej korespondencji między podmiotami publicznymi, firmami i obywatelami w sposób bezpieczny, szybki i zgodny z przepisami prawa. Jest to cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Umożliwia korzystanie z elektronicznej skrzynki doręczeń, która działa podobnie do poczty e-mail, ale zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa.

Każda wiadomość wysyłana w ramach tego systemu jest potwierdzona prawnie, co nadaje jej moc dowodową w sądach i urzędach. Usługa ta jest zgodna z Rozporządzeniem eIDAS oraz ustawą o doręczeniach elektronicznych, co oznacza pełną legalność oraz bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów.

Od 1 stycznia 2025 roku e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla urzędów i innych podmiotów publicznych, osób wykonujących zawody zaufania publicznego, takich jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, rzecznicy patentowi i notariusze, a także dla nowo rejestrowanych firm w KRS oraz CEIDG. Następnie od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek ten obejmie również firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, a od 1 lipca 2025 roku także firmy wpisane do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, jeśli dokonają zmian we wpisie po tej dacie.

Ostatecznie, od 1 października 2026 roku wszystkie podmioty zarejestrowane w CEIDG będą zobowiązane do korzystania z tego systemu.

Dla osób fizycznych korzystanie z e-Doręczeń pozostaje dobrowolne, jednak ze względu na liczne zalety warto rozważyć ich wprowadzenie do codziennej korespondencji. 

Niestety e-Doręczenia mają także swoje wady, które ujawniły się na samym początku wdrażania obsługi. Okazało się bowiem, że system „gubi” listy… A chodzi tutaj przecież o przesyłki urzędowe, których odbiór powinien być potwierdzony. Może z tego właśnie powodu przesyłki sądowe w systemie e-Doręczeń zostały maksymalnie odsunięte w czasie, choć z drugiej strony to właśnie kancelarie adwokackie mają już obowiązek korzystania z wrtualnych skrzynek…

Jedną z głównych korzyści wynikających z korzystania z e-Doręczeń jest oszczędność czasu i pieniędzy. Brak konieczności udawania się na pocztę czy do urzędu pozwala uniknąć długich kolejek oraz zmniejsza koszty związane z tradycyjną wysyłką dokumentów. Kolejną zaletą jest wygoda, ponieważ usługa działa 24 godziny na dobę i można z niej korzystać z dowolnego miejsca na świecie.

E-Doręczenia gwarantują także wysoki poziom bezpieczeństwa oraz ochrony danych, ponieważ korespondencja jest szyfrowana i dostępna jedynie dla nadawcy oraz odbiorcy, co minimalizuje ryzyko jej przechwycenia lub zgubienia. Wszystkie wiadomości wysyłane przez system są traktowane na równi z tradycyjnymi listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru, co oznacza, że mają one pełną moc prawną.

Aby założyć skrzynkę e-Doręczenia, należy złożyć wniosek online poprzez Portal e-Doręczenia na stronie gov.pl. Wymagane jest potwierdzenie tożsamości, na przykład za pomocą Profilu Zaufanego lub e-dowodu. Po zakończeniu procesu użytkownik otrzymuje dedykowany adres do e-Doręczeń, za pomocą którego może wysyłać i odbierać oficjalną korespondencję. Firmy mają także możliwość skorzystania z usług komercyjnych dostawców, takich jak Asseco czy Kalasoft, które oferują dodatkowe funkcjonalności i integrację z istniejącymi systemami zarządzania dokumentacją.

Podmioty publiczne oraz firmy powinny dostosować swoje systemy IT do integracji z e-Doręczenia, co pozwoli na sprawną obsługę korespondencji elektronicznej. Warto także przeprowadzić szkolenia dla pracowników, aby zapewnić im odpowiednią wiedzę i umiejętności związane z obsługą nowego systemu. Równocześnie należy zapoznać się z wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa i ochrony danych, ponieważ odpowiednie zabezpieczenia są kluczowe w przypadku przesyłania wrażliwych informacji drogą elektroniczną.

Czy obywatele i firmy mogą kierować przesyłki polecone do urzędów, czy e-Doręczenia działają tylko w jedną stronę?

E-Doręczenia umożliwiają dwustronną komunikację, co oznacza, że nie tylko urzędy mogą wysyłać dokumenty do obywateli i firm, ale także przedsiębiorcy oraz osoby fizyczne mogą przesyłać oficjalną korespondencję do urzędów. System działa na zasadzie bezpiecznej wymiany dokumentów, dzięki czemu wszystkie strony korzystające z niego mają pewność dostarczenia wiadomości oraz jej prawnej skuteczności.

Jakie dokumenty można wysyłać za pomocą e-Doręczeń?

Za pośrednictwem e-Doręczeń można przesyłać wszelkiego rodzaju dokumenty urzędowe, w tym decyzje administracyjne, umowy, faktury, wnioski oraz wezwania. Dokumenty te mają pełną moc prawną i są uznawane na równi z tradycyjną korespondencją papierową.

Czy korzystanie z systemu e-Doręczenia jest płatne?

Dla podmiotów publicznych e-Doręczenia są finansowane z budżetu państwa. Przedsiębiorcy i osoby fizyczne mogą korzystać z usługi za darmo w podstawowym zakresie, jednak niektórzy komercyjni dostawcy mogą oferować dodatkowe płatne funkcjonalności, takie jak automatyczna archiwizacja korespondencji czy integracja z systemami księgowymi.

Czy e-Doręczenia są bezpieczne?

Rząd zapewnia, że e-Doręczenia spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa. Każda wiadomość jest szyfrowana i dostarczana jedynie do wskazanego adresata. System e-Doręczeń działa w oparciu o mechanizmy uwierzytelniania i autoryzacji, co zapewnia pełną ochronę danych przesyłanych dokumentów.

wAkcji24.pl | Ekonomia | MOK źrodło: e-Doręczenia | Komentarz: Andrzej Wierny |Ilustracja: Ideogram| 5.02.2025